Ziel: Automatische Terminbestätigung + Erinnerung 24h vorher — per WhatsApp & E-Mail — über Make.com.
1. Workflow-Übersicht
A
Trigger: Neue Buchung (Webhook)
Make.com wartet auf einen HTTP-Webhook von deinem Buchungssystem. Jede neue bestätigte Buchung sendet die Kundendaten automatisch an Make.com.
→ Webhook-URL aus Make.com in die App-Einstellungen eintragen.
↓
B
Router: Bestätigung + Erinnerung aufteilen
Der Router teilt den Datenfluss auf zwei Pfade:
- Pfad 1: Sofort → Terminbestätigung senden
- Pfad 2: 24h vor Termin → Erinnerung senden (Sleep-Modul)
↓
C
WhatsApp Cloud API + E-Mail (Resend/SendGrid)
Jeder Pfad sendet sowohl per WhatsApp als auch per E-Mail. Benötigt: WhatsApp Business Account + API-Token, Resend/SendGrid API-Key.
2. Schritt-für-Schritt in Make.com
1
Szenario erstellen + Webhook-Modul
- Make.com → Neues Szenario → Modul: Webhooks → Custom Webhook
- Webhook erstellen, URL kopieren → in App-Einstellungen eintragen
- Testanfrage senden → Datenstruktur wird erkannt
Erwartete Felder vom Webhook: kunde_vorname, kunde_nachname, telefon, email, behandlung, datum, uhrzeit, adresse, dauer_min
- Nach Webhook: Modul Flow Control → Router hinzufügen
- Pfad 1: Filter „Immer" (sofortige Bestätigung)
- Pfad 2: Filter „Immer" + Sleep-Modul → Datum berechnen:
{{datum}} - 24h
3
WhatsApp Cloud API einrichten
- Meta Business Suite → WhatsApp-Konto → API-Token holen
- Make.com: Modul HTTP → Make a request oder WhatsApp-Modul
- URL:
https://graph.facebook.com/v18.0/{PHONE_ID}/messages - Header:
Authorization: Bearer {TOKEN} - Body: JSON mit Template-Nachricht (siehe Beispiele unten)
4
E-Mail mit Resend einrichten
- resend.com → kostenloser Account → API-Key generieren
- Make.com: Modul HTTP → Make a request
- URL:
https://api.resend.com/emails - Header:
Authorization: Bearer {RESEND_KEY} - Body: JSON mit
from, to, subject, html
5
24h-Erinnerung: Sleep-Modul
- Pfad 2: Modul Flow Control → Sleep
- Resume date:
{{formatDate(subtractMinutes(parseDate(datum + " " + uhrzeit, "YYYY-MM-DD HH:mm"), 1440), "YYYY-MM-DDTHH:mm:ss")}} - Danach: identische WhatsApp + E-Mail Module wie Pfad 1, aber mit Erinnerungs-Text
3. Beispiel-Nachrichten
WhatsApp Bestätigung
E-Mail Bestätigung
WhatsApp Erinnerung
E-Mail Erinnerung
Hallo {{kunde_vorname}} 😊
Deine Buchungsanfrage ist eingegangen! Ich freue mich, dich bald zu besuchen.
📋 *Deine Buchung im Überblick:*
• Dienstleistung: {{behandlung}}
• Datum: {{datum}}
• Uhrzeit: {{uhrzeit}} Uhr
• Adresse: {{adresse}}
• Dauer: ca. {{dauer_min}} Minuten
{{#if behandlung enthält "Fußpflege"}}
🦶 *Vorbereitungshinweis Fußpflege:*
Bitte stelle bereit: einen stabilen Sitzplatz, einen Stromanschluss in der Nähe sowie deine eigene Fußwanne (falls vorhanden).
{{/if}}
Bei Fragen melde dich gerne. Bis bald!
— {{app_name}}
Betreff: Buchungsbestätigung – {{behandlung}} am {{datum}}
Hallo {{kunde_vorname}},
vielen Dank für deine Buchung! Ich freue mich auf deinen Termin.
────────────────────────
DEINE BUCHUNG
────────────────────────
Dienstleistung: {{behandlung}}
Datum: {{datum}}
Uhrzeit: {{uhrzeit}} Uhr
Adresse: {{adresse}}
Dauer: ca. {{dauer_min}} Minuten
────────────────────────
{{#if Fußpflege}}
VORBEREITUNG FÜR FUSSpflege
Bitte stelle bereit:
✔ Einen stabilen, bequemen Sitzplatz
✔ Einen Stromanschluss in der Nähe
✔ Deine eigene Fußwanne (falls vorhanden)
{{/if}}
Bei Fragen stehe ich jederzeit zur Verfügung.
Herzliche Grüße,
{{app_name}}
📱 {{telefon_kosmetikerin}}
🌐 {{website}}
Hallo {{kunde_vorname}} 😊
Nur eine kurze Erinnerung: *Morgen* komme ich zu dir!
📅 *Dein Termin:*
• {{behandlung}}
• {{datum}} um {{uhrzeit}} Uhr
• Adresse: {{adresse}}
{{#if Fußpflege}}
🦶 *Noch kurz zur Vorbereitung:*
Sitzplatz ✔ · Stromanschluss ✔ · Fußwanne bereit? ✔
{{/if}}
Bis bald!
— {{app_name}}
Betreff: Terminerinnerung – Morgen: {{behandlung}} um {{uhrzeit}} Uhr
Hallo {{kunde_vorname}},
ich erinnere dich freundlich an deinen morgigen Termin:
────────────────────────
DEIN TERMIN MORGEN
────────────────────────
Dienstleistung: {{behandlung}}
Datum: {{datum}}
Uhrzeit: {{uhrzeit}} Uhr
Adresse: {{adresse}}
────────────────────────
Kurz-Checkliste:
✔ Sitzplatz vorbereitet
✔ Stromanschluss verfügbar
{{#if Fußpflege}}✔ Fußwanne bereitgestellt{{/if}}
Bis morgen – ich freue mich!
Herzliche Grüße,
{{app_name}}
4. Tipps & häufige Fehler
- WhatsApp 24h-Fenster: WhatsApp erlaubt Freitext nur innerhalb von 24h nach letzter Kundennachricht. Für automatische Nachrichten immer einen genehmigten Message-Template verwenden.
- Template-Genehmigung: Templates bei Meta einreichen → Genehmigung dauert 1–2 Tage. Ohne Template kein automatisches Senden außerhalb des 24h-Fensters.
- Sleep-Modul: Make.com hält das Szenario aktiv. Pro Erinnerung verbraucht das eine Operation. Auf ausreichendes Operationskontingent achten.
- Zeitzonen: Im Sleep-Modul Zeitzone auf Europe/Berlin setzen, sonst kann die Erinnerung falsch timen.
- Fallback: Wenn WhatsApp fehlschlägt, sollte E-Mail trotzdem gesendet werden → Router-Fehlerbehandlung aktivieren.
- DSGVO: Kundendaten nur solange speichern wie nötig. Make.com-Datenverlauf auf 30 Tage begrenzen (Szenario-Einstellungen).
